10 Dinge, die Eventplaner von der re:publica lernen können.

Sie planen eine Konferenz? Sie wollen oder sollen das diesmal irgendwie zeitgemäß festival-artig machen? Da heißt es lernen von den Besten, ganz aktuell von der re:publica 19, die am 8. Mai 2019 in Berlin zu Ende gegangen ist. 

2007 startete die Digitalkonferenz re:publica mit 600 Teilnehmern. Jedes Jahr wurden es mehr. Zur 13. Ausgabe 2019 kamen 10.000 Besucher in die Station Berlin. Was macht dieses Format so erfolgreich? Und was können Sie für Ihre Mitarbeiter-, Händler-, Partner-, Kunden- oder Führungskräftekonferenz daraus ableiten? 

10 Punkte:

1) Setup: Die Station Berlin ist eine großartige Location, die die Veranstalter optimal zu nutzen wissen. Herzstück ist ein zentraler, offener, geräumiger, lebendiger Platz, auf dem die Teilnehmer immer wieder begegnen. Wo man sich unkompliziert hinsetzen, essen, trinken, reden oder auch arbeiten kann. Übersichtlich darum herum die Vortragssäle/Bühnen, schnell erreichbar. Dazu attraktive Außenbereiche und eine nahezu ubiquitäre Getränke- und Streetfood-Versorgung.

2) Design: Stringentes, ansprechendes Konferenz-Design an allen Touchpoints. Kreativer „Hands-On“-Look, der sagt: hier hat jemand mit einfachen Mitteln eine hohe Qualität erzeugt. Bei der re:publica haben sich auch die Sponsoren an die Gestaltungsvorgaben zu halten, was Wildwuchs verhindert und eine angenehme visuelle Ruhe und Klarheit verbreitet.

3) Motto: 2019 „tl;dr“ Abkürzung für too long, didn’t read. Da passt inhaltlich sehr viel drunter und gleichzeitig hat es Tiefe. Es öffnet die Spielwiese und ist zugleich originell. Genau das muss ein Konferenzmotto leisten. Es ist omnipräsent und sehr gut im Raum umgesetzt. 

4) Inhalte: Eine Vielzahl von Vorträgen, Workshops und Diskussionen in unterschiedlichen Themenclustern ermöglicht es jedem einzelnen Gast, sich ein individuelles, maßgeschneidertes, inspirierendes Programm zusammenzustellen. 

5) Teilnehmer: Die TeilnehmerInnen sind recht heterogen, aus unterschiedlichen Berufsgruppen mit relativ großer Altersspreizung. Dadurch hat niemand das Gefühl, am falschen Ort zu sein. Es entsteht ein spezieller, unverwechselbarer Spirit. Sehr voll, was im nächsten Jahr noch mehr Leute anziehen wird. Moderates Pricing.

Wo ist noch Luft nach oben?

6) Qualität der Vorträge: Sehr unterschiedlich. Zuweilen lockt ein toller Teaser, der Vortrag / die Diskussion kann das Versprechen aber nicht einlösen. Schauen Sie sich als Veranstalter im Vorfeld sofern möglich Vortragsvideos der Referenten an, um Qualität des Inhalts plus Entertainment-Faktor abzuchecken.

7) Diskussionen: Machen mehr Sinn, wenn sie kontrovers sind. Die Diskutanten sollten entsprechend ausgewählt werden und nicht alle der gleichen Filterblase angehören. Den Moderator entsprechend briefen, dass ein bisschen Zunder in der Diskussion nicht schadet.

8) Format: Inspirierende Talks von unterhaltsamen Rednern schlagen fast immer Talk-Runden / Diskussionen. Vor allem wenn Punkt 7) nicht beachtet wurde.

9) Sprache: Wenn Deutsch-Muttersprachler-RednerInnen vor 80% Deutsch-Muttersprachler-ZuhörerInnen sprechen, sollten Sie nicht Englisch sprechen müssen. Das ist fast immer furchtbar, für alle Beteiligten. Vor allem, wenn sowieso Simultandolmetscher vor Ort sind.

10) Digitalisierung: Die Möglichkeiten konsequenter im Sinne der Teilnehmer nutzen. Zum Beispiel via App – wie viele haben sich im Vorfeld welche Vorträge vorgemerkt – danach könnte man Raum- und Zeitplanung anpassen. Ein weiteres wünschenswertes Feature wäre das Amazon-Prinzip – wer sich für diesen Vortrag interessierte, hat auch Vortrag XY und Z vorgemerkt. Außerdem: Rating der Vorträge und eine Vernetzungsmöglichkeit für die Teilnehmer.

Zu guter Letzt unsere Empfehlung; fahren Sie nächstes Jahr hin, es lohnt sich.